何為公文筐測評

公文筐測評也稱文件處理測試、籃中訓(xùn)練法（In-basket），是評價中心技術(shù)中最常用的技術(shù)之一。具體是指在人才選拔面試環(huán)節(jié)，為被評價者模擬一個該職位的正常工作場景，即提供一批該崗位經(jīng)常需要處理的文件，要求被評價者以假定的崗位身份，在規(guī)定條件下完成指定文件的處理，并且以書面或口頭的方式解釋說明處理理由，做出一個公文處理報告。規(guī)定的條件一般是假設(shè)的比較緊迫、獨(dú)立、困難的條件，比如要求在2小時的緊張時間內(nèi)處理30份文件，且提供信息有限，獨(dú)立無援，工作環(huán)境陌生。測評一般會有2-3名主考官旁觀測試全程，評閱其文件批復(fù)和工作小結(jié)。如果主考官還想深入了解其中某些內(nèi)容，還可以再進(jìn)一步與被測試者約談個別題目內(nèi)容，之后主考官對被測試者的各項(xiàng)能力素質(zhì)給予評分，并做出總體結(jié)論和建議。

在國外，公文筐測評用于政府機(jī)構(gòu)公務(wù)人員、工商企業(yè)中高級管理人員的招聘篩選已有近60年的歷史了。二戰(zhàn)前后這種人才測評技術(shù)就已經(jīng)被德國、英國、美國、澳大利亞和加拿大等國開始用于中高級軍事人才的選拔。后來英國率先將其應(yīng)用于非軍事目的，逐步改良使其適于公務(wù)員行政管理才能的衡量測評。而今，在西方國家公文筐測評已經(jīng)發(fā)展成最為流行的一種人事測評方法之一。而這項(xiàng)技術(shù)在中國，也已開始應(yīng)用在國家黨政機(jī)關(guān)公務(wù)人員、企業(yè)管理人員的招聘、選拔中，但總體而言，仍處于試驗(yàn)期，存在應(yīng)用技術(shù)研究薄弱、應(yīng)用實(shí)踐案例缺乏、情景模擬效果不佳等問題，有待進(jìn)一步的研究發(fā)展、實(shí)踐完善和推廣應(yīng)用。

要保證測評過程的有效性，首先就要對所評測職位的工作職責(zé)作清晰的界定，這也是公文筐測評設(shè)計的出發(fā)點(diǎn)；其次要對該崗位所需能力素質(zhì)進(jìn)行分析；然后是進(jìn)行測評試題的設(shè)計；做好這些之后才能實(shí)施測評。下面我們將根據(jù)一個公司的招聘案例，談?wù)劰�文筐測評通常都可以測評哪些能力素質(zhì)以及測評試題如何設(shè)計。

公文筐測試能考察哪些能力素質(zhì)

北京大誠國際工程公司（化名）欲招聘一名綜合管理部分管人力資源的副經(jīng)理，按照公司的招聘制度，需要經(jīng)過“四筆三面”的多個測評環(huán)節(jié)，其中就選擇了公文筐測評環(huán)節(jié)對應(yīng)聘者進(jìn)行甄別篩選。那么該公司希望用公文筐測評考察應(yīng)聘者的哪些素質(zhì)呢？

通過工作分析和能力素質(zhì)模型的建立，可以確定公文筐測評的要素方向，需要測評哪些能力要素，各種要素應(yīng)占多大權(quán)重等。經(jīng)過分析，大誠公司測評綜合管理部副經(jīng)理崗位候選人所需的能力素質(zhì)及其描述和權(quán)重如下頁表格所示。

由于公文筐測評是情景模擬測試，通常來說通過測評可以比較容易地看出應(yīng)聘者處理實(shí)際問題的能力、分析能力、決策能力、規(guī)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力、表達(dá)溝通能力以及創(chuàng)新能力等，尤其是實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)急能力會在整個測評過程中一覽無余。比如，待處理公文中有輕重緩急、處理權(quán)限之分，有的必須馬上處理，有的必須請示上級，有的可以批轉(zhuǎn)給下級，有的需要批復(fù)后跟進(jìn)落實(shí)，有的完成期限較靠后，可以暫緩處理，但牽扯多個部門的需要綜合考慮其他部門的工作配合。從測試的情況看，大多數(shù)應(yīng)聘者接到測評公文后會感到巨大的壓力和困難。有的應(yīng)聘者手腳忙亂、焦頭爛額，整理不出頭緒，干脆退出；有的明顯經(jīng)驗(yàn)不足，舉棋不定，躊躇徘徊不知從何處下手；有的只說出了問題但點(diǎn)到為止，拿不出措施，點(diǎn)不到問題關(guān)鍵，解決不了問題；有的鎮(zhèn)定自若，舉重若輕，快刀斬亂麻，應(yīng)付自如，表現(xiàn)出較好的管理才能。

怎樣設(shè)計公文筐測評試題

明確了我們所需要測評的能力要素以及能力素質(zhì)的表現(xiàn)特征之后，就可以開始進(jìn)行公文筐測試試題的設(shè)計了。一般可以按照以下幾個步驟進(jìn)行。

測試問題的設(shè)計

公文筐測試試題設(shè)計首先是設(shè)置測試的主題方向，在進(jìn)行設(shè)計之前需建立一個多項(xiàng)細(xì)目表，以整體勾畫出公文筐測試的主題設(shè)計思路。一般來說，在多項(xiàng)細(xì)目表中，必須考慮到公文的重要性、緊迫性，公文的形式、內(nèi)容，公文所涉及的要素等多項(xiàng)指標(biāo)。

大誠公司招聘的這個職位，重點(diǎn)測試其對人力資源管理和綜合事務(wù)的處理能力，所測試的主題有以下八個方面。

1. 人力資源管理制度設(shè)計與運(yùn)行中常見的問題與對策；

2. 辦公文秘日常管理活動中常見的典型問題及解決方法；

3. 在員工招聘中可能出現(xiàn)的問題及解決方法；

4. 在員工培訓(xùn)與職業(yè)技能開發(fā)中遇到的典型問題及處理；

5. 員工績效管理體系設(shè)計與實(shí)際運(yùn)行中的問題與對策；

6. 員工薪酬管理體系設(shè)計與實(shí)際運(yùn)行中的問題與對策；

7. 員工勞動關(guān)系的確立、解除、終止中的問題與對策；

8. 因勞動關(guān)系引發(fā)的重大突發(fā)群體性事件或個案處理。

公文收集

圍繞著測試主題，測評設(shè)計者可以到相關(guān)部門為每一個課題主題收集典型公文、典型事件。在公文的收集過程中，需要注意四個方面：

一是注意與測試主題的符合性，一定要緊扣測試主題來設(shè)計相應(yīng)的問題。比如可以涉及人事資金調(diào)配、目標(biāo)溝通、信息統(tǒng)計和審查、合同條款審查、流程優(yōu)化、制度執(zhí)行、突發(fā)事件處理等諸多日常管理方面。

二是公文的形式要盡量多樣性，例如法規(guī)性公文、指揮性公文、知照性公文、報請性公文、記錄性公文等，或者電話記錄、上級指示、商務(wù)信函、電子郵件、客戶投訴記錄、合理化建議、財務(wù)報表等多種形式，一定要根據(jù)被測試者崗位經(jīng)常會遇到的各種典型問題和難題而設(shè)計。

三是注意每一主題公文的數(shù)量比重，以免考察偏頗。

四是注意設(shè)置測試問題的難度輕重，不能過于刁難，也不能太容易，要根據(jù)實(shí)際工作中可能會出現(xiàn)的難題來設(shè)計。

測試卷設(shè)計

測試卷包括情境導(dǎo)引語、測試要求、答題紙等。大誠公司該職位的公文筐測試卷如下：

其中需要處理的一個公文為一封下屬發(fā)來的郵件，示例如下：

E-mail

××經(jīng)理：

您好！最近我在工作中遇到了一個麻煩。上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一項(xiàng)您交給的重大項(xiàng)目后，您在對我們的工作進(jìn)行評價時，僅僅肯定了我的貢獻(xiàn)，并給予我一個出國培訓(xùn)的機(jī)會。在我出國回來后的最近一段時間里，這兩位助手和我的關(guān)系就變得微妙起來，工作的開展也明顯受到影響。這樣拖下去肯定不是一個辦法。您看我該怎樣處理這個問題？

評分標(biāo)準(zhǔn)的確定

為了減少主考官主觀因素的影響，盡量使評分標(biāo)準(zhǔn)做到客觀、詳細(xì)�？梢愿鶕�(jù)確定的測驗(yàn)內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的評分標(biāo)準(zhǔn)。大誠公司的評分標(biāo)準(zhǔn)分為優(yōu)、良、中、差四級。例如綜合分析能力的評價等級及釋義為：

優(yōu)：能夠準(zhǔn)確認(rèn)識到公文之間有無聯(lián)系，并能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。

良：能夠較為準(zhǔn)確認(rèn)識到公文之間有無聯(lián)系，并能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。

中：能準(zhǔn)確認(rèn)識到公文之間有一定的聯(lián)系，但不能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。

差：不能夠認(rèn)識到公文之間的聯(lián)系，也不能根據(jù)公文之間的聯(lián)系來處理問題。

上述案例是一個完整的用公文筐法測評能力素質(zhì)的過程，運(yùn)用該方法評測的能力維度較多，一般適用于高級管理或技術(shù)人員的測評，測評試題的設(shè)計和評測過程是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須基于主考官對該職位崗位職責(zé)及能力模型的充分了解和認(rèn)知，以及測評主考官對測評過程的精確把握，才能保證測評過程和結(jié)果的有效性。

答題提示：今天是2012年3月20日，恭喜你成功獲得機(jī)會在從現(xiàn)在開始的2小時內(nèi)擔(dān)任A公司綜合管理部的副經(jīng)理，請?jiān)诖似陂g準(zhǔn)確履行該崗位的工作職責(zé)，處理相關(guān)文件，協(xié)調(diào)相關(guān)工作，提出工作改善建議。

由于該部門正職田經(jīng)理今日因公外出，他已授權(quán)在他外出的兩小時內(nèi)由你暫時代理本部門工作。A公司是一家國有控股的工程有限公司，其綜合管理部主要承擔(dān)著在京集團(tuán)總部的包括行政后勤、辦公文秘、人力資源和社保福利、工程資質(zhì)、黨群和企業(yè)文化等綜合管理職責(zé)。

現(xiàn)在是上午9點(diǎn)鐘上班開始，下屬已將你今日需要處理的文件整理好放在了辦公臺面上。文件的順序是隨機(jī)排列的，其先后順序沒有任何意義，你需要自己去排序處理。你必須在兩小時內(nèi)閱完所有30份文件并作出批示。并且在這兩小時里，你可能會隨時被來訪人員和審批事項(xiàng)所打斷。另外由于其他中層干部都正在一個重要會議中而不能被打擾，你無法征詢其他部門的意見，所以，需要你以文件批復(fù)、工作備忘錄、便條、溝通郵件、請示報告等形式將所有文件所有事項(xiàng)的處理意見、建議和落實(shí)措施以書面形式做出，最后交給下屬辦理。

兩小時結(jié)束后，請你用一小時時間撰寫一份工作小結(jié)對各項(xiàng)事務(wù)的處理理由進(jìn)行闡述。好了，可以開始工作了，祝你一切順利。